Cum verifici dacă o firmă este înregistrată la TVA înainte să îi plătești factura?
Atunci când colaborezi cu o companie și urmează să achiți o factură, unul dintre aspectele importante este verificarea statutului fiscal al acesteia. În special, trebuie să știi dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA.
O astfel de verificare îți oferă siguranța că factura emisă este conformă și că deducerea TVA-ului, acolo unde este cazul, nu va ridica probleme ulterioare.
De ce contează înregistrarea în scopuri de TVA
TVA-ul este o taxă pe valoare adăugată pe care companiile o colectează la vânzări și o plătesc statului. Dacă firma cu care colaborezi este înregistrată la TVA, atunci factura emisă va conține această taxă distinct evidențiată.
Dacă plătești o factură ce include TVA către o firmă care nu este înregistrată corespunzător, riști ca deducerea TVA-ului să fie respinsă în cazul unui control fiscal. În plus, partenerul de afaceri poate fi sancționat pentru emiterea ilegală a facturilor cu TVA.
Instrumente oficiale pentru verificare
Există mai multe surse oficiale puse la dispoziție de autorități care permit verificarea rapidă a statutului unei firme.
- Registrul persoanelor impozabile în scopuri de TVA – disponibil pe site-ul ANAF, permite verificarea prin introducerea codului fiscal (CUI).
- Sistemul VIES (VAT Information Exchange System) – instrument al Uniunii Europene prin care poți verifica dacă o firmă dintr-un stat membru este înregistrată în scopuri de TVA intracomunitar.
- Registrul contribuabililor inactivi – tot pe site-ul ANAF, unde poți verifica dacă firma are suspendată activitatea fiscală, situație ce afectează valabilitatea facturilor.
Aceste instrumente sunt gratuite și pot fi accesate online în câteva minute.
Cum folosești site-ul ANAF pentru verificare
Pentru firmele din România, ANAF pune la dispoziție o interfață simplă:
- Accesează site-ul oficial ANAF și caută secțiunea dedicată verificării înregistrării în scopuri de TVA.
- Introdu codul unic de înregistrare (CUI) al firmei pe care dorești să o verifici.
- Selectează data pentru care vrei să faci verificarea. Poți alege data curentă pentru a afla statutul la zi.
- Apasă butonul de căutare și așteaptă rezultatul afișat.
Rezultatul îți va arăta dacă firma este sau nu înregistrată, data de la care are acest statut și eventualele mențiuni speciale.
Verificarea în sistemul VIES pentru firmele din UE
Dacă ai o colaborare cu o companie dintr-un alt stat membru al Uniunii Europene, simpla verificare în ANAF nu este suficientă. Pentru tranzacții intracomunitare trebuie verificat dacă partenerul are un cod valid de TVA înregistrat în VIES.
Pașii sunt similari:
- Accesezi site-ul oficial VIES (gestionat de Comisia Europeană).
- Introduci codul de TVA al companiei și selectezi țara de origine.
- Sistemul îți confirmă validitatea codului și numele companiei asociate.
Această verificare este obligatorie pentru justificarea scutirii de TVA la tranzacțiile intracomunitare.
Alte metode complementare
Pe lângă sursele oficiale, mai există câteva metode prin care poți obține informații suplimentare:
- Consultarea portalurilor private care centralizează informații fiscale despre firme – utile pentru verificări rapide, însă trebuie confruntate cu datele oficiale.
- Cererea directă către partenerul de afaceri a unui certificat de înregistrare în scopuri de TVA.
- Verificarea pe site-ul Ministerului Finanțelor a situațiilor financiare publice pentru a evalua seriozitatea companiei.
Deși aceste metode nu substituie instrumentele oficiale, pot aduce claritate suplimentară.
Ce faci dacă firma nu apare ca fiind înregistrată
Dacă verificarea arată că firma nu este înregistrată la TVA, trebuie să ții cont de câteva aspecte:
- Dacă firma nu depășește plafonul legal de înregistrare, este posibil să funcționeze corect ca neplătitoare de TVA. Facturile emise nu vor conține TVA, iar tu nu vei putea deduce această taxă.
- Dacă factura conține TVA, deși firma nu este înregistrată, ai motive să refuzi plata până la clarificare.
- Solicită explicații și documente justificative direct de la furnizor.
Astfel, te protejezi de eventuale complicații fiscale.
Riscurile unei verificări superficiale
Ignorarea acestui pas aparent simplu poate duce la situații neplăcute. Printre riscuri se numără:
- plata unor sume mai mari, fără posibilitatea deducerii TVA;
- posibile amenzi sau ajustări fiscale în urma unui control;
- colaborarea cu firme nesigure sau cu probleme legale;
- necesitatea de a emite facturi corective și de a reface documentele contabile.
Un minut de verificare poate preveni ore de complicații administrative.
Importanța documentării și arhivării
Odată ce ai făcut verificarea, este recomandat să păstrezi dovada acesteia. Poți salva captura ecranului cu rezultatul obținut de pe site-ul ANAF sau VIES.
Această practică oferă un avantaj clar:
- ai o probă că ai făcut verificarea înainte de a efectua plata;
- poți demonstra buna-credință în cazul unui control fiscal;
- îți creezi o arhivă utilă pentru viitoare colaborări cu aceeași firmă.
Arhivarea digitală este simplă și nu necesită spațiu suplimentar.
Rolul contabilului în verificarea TVA
Dacă lucrezi cu un contabil sau cu o firmă de contabilitate, acesta poate face verificarea pentru tine. Specialiștii cunosc procedurile, au acces rapid la bazele de date și pot interpreta corect rezultatele.
Avantaje ale implicării contabilului:
- identificarea rapidă a problemelor fiscale;
- consiliere privind modul de tratare a facturii primite;
- evitarea unor decizii greșite care pot afecta firma pe termen lung.
Deși poți face verificarea și singur, consultarea unui contabil aduce un plus de siguranță.
Pași recomandați înainte de plată
Pentru a evita surprizele, o rutină simplă de verificare este cea mai bună soluție:
- Obține factura și verifică dacă include TVA distinct.
- Notează codul fiscal al furnizorului.
- Verifică statutul firmei pe site-ul ANAF sau în sistemul VIES, după caz.
- Salvează dovada verificării.
- Plătește factura doar dacă datele sunt conforme.
Respectarea acestor pași te ferește de situații în care ai putea pierde sume importante.